Tamamlanmış herhangi bir sistem, bileşenlerine ayrılabilir, ve onun öğeleri de daha küçük parçalara ayrılabilir. Böyle bir yaklaşım, bireysel parçaların tüm mekanizmayı çalışmaya nasıl “zorlayabileceğini” tam olarak anlatmayı vaat eder. Hizmet de standartlardan, yönetmeliklerden ve tamamlayıcı parçalardan oluşan bir mekanizmadır. Sadece iyi bir hizmetin temel ilkelerini sağlamak değil, daha fazla değerlendirilmesi de önemlidir. Hizmet kalitesinin takip edilmesi, gelecekteki gelişmelerini önemli ölçüde etkiler. Hata yapmamak için, hizmet kalitesini değerlendirecek şirketi seçerken müşterinin sadece beş kuralı bilmesi gereklidir.
Gizli Alışverişin itibarını kim zayıflatıyor?
Basit bir örnek verelim: oldukça büyük bir müşterimiz vardı ve aniden bizi bıraktı. Sonra bir anda geri döndü. Hizmet kalitesini değerlendirecek bir şirket seçmek kolay değildir. Bu tür hizmetleri sunan birçok hizmet sağlayıcı, akla gelebilen ve gelemeyen tüm standartları ihlal etmektedir. Bundan dolayı müşterilerini kaybederler ve hizmet kalitesinin takibi ve değerlendirilmesine ilişkin tüm programın itibarını zayıflatırlar.
Bu global “dedikodu”, herkese zarar verir; diğer uygun şirketlere (hizmet sağlayıcıları) ve normal değerlendirmeyi kabul etmeyen müşterilere de… Böylece, durumu iyileştirmek adına bir sonuca varılamaz.
Hizmeti değerlendirmenin birçok yolu vardır, ancak en popüler olanı Gizli Alışveriştir. Perakendecilerin yarısı ve büyük şirketler bu yöntemi kullanıyor.
Son zamanlarda, Net Destekçi Oranı da (NPS) eşit derecede değerli hale geliyor. Bu, müşterilerin satın alma ve davranışsal tatminine ilişkin bir ankettir. Trendler gösteriyor ki; şirketler giderek diğer tekniklerden vazgeçiyor (örn: odak grupları kullanarak yapılan kalitatif araştırma, müşteri kulüpleri ve Gizli Alışveriş). Bu durumda NPS, onlar için mükemmel bir araç gibi gözüküyor ve Gizli Alışveriş yönteminin artık çok da kullanılmayacağı anlaşılıyor. Burada anahtar kelime “gözüküyor”; çünkü aslında NPS, karmaşık araçlarda kullanıldığında kendini daha iyi ortaya koyar. Ayrılmakta olan müşterimizin deneyimine kafa yorduğumuzda, yeni standartlar oluşturmak, müşteri şirketlere ve bu hizmeti sağlayacak şirketlere Gizli Müşteri teknolojisini nasıl uygulayacaklarını öğretmek gerektiği açıkça görülüyor.
Gizli Alışveriş, insanlardan dolayı reddediliyor
Paradoksal olarak, şirketlerin Gizli Alışveriş tekniğini yürütmeyi reddetmesinin ana nedenlerinden biri, gizli müşterilerdir. İnsan faktörü ve düşük kaliteli veri, sonuçlara olan güvensizliğin ve yöntemi reddetmenin nedenidir. Gizli Alışveriş oldukça zor bir araçtır; yani uygulanması için zorlu standartlar ve yönetmelikler, yöntemin etkili olması için şarttır. Buna göre, uyulması gereken ilk 5 kuralı şöyle sıralayabiliriz:
Misyon: Gizli müşteriler. Zor seçim
Hizmeti sağlayan şirket için, gizli müşterilerin elekten geçirilmesi zorunlu olmalıdır. Gizli müşteri, bir profesyonel değil, amatör bir kullanıcıdır. İyi gizli müşteriler, hizmete karşı aşırı duyarlı olan ve deneyimlerini paylaşmaya istekli olan kişilerdir. Bu kurala istisna olan ise, sadece bireysel alışveriş yapan kişilerdir. Örneğin; otelin çok fonksiyonlu hizmet biçimi, müşterinin bir uzman olabileceğini varsayar.
Dönüşüm = anonimlik ve yeni bir görünüm
Değerlendirmeyi Gizli Alşverişin tüm standartlarına uygun olarak yapmak için, gizli müşterilerin sırayla denetim yapmaları gerekir. Gizli müşteri, her 3 – 6 ayda bir defadan fazla belirli projede yer almamalıdır. Eğer zincire, bir günde binlerce ziyaretçi geliyorsa, gizli müşteri 3 ayda bir kere gelebilir ve eğer şubeye 3 müşteri civarında ziyaretçi geliyorsa, gizli müşteri bir yıl içinde bir daha ziyaret etmemelidir. Dönüşüm, tarafsızlığı, yeni görünümü ve tanınmamayı sağlar. İlkesiz şirketler – hizmet sağlayıcılar bazen aynı gizli müşterileri yakın zamanlı kullanır, ama daha fazla uzman da kullanır. Bu, şirketin standartlarına değil kendi kişisel görüşlerine dayanır.
Hizmet için mücadele etmeli ve bunu hızlı yapmalısınız
Müşteriye hızlı bir geri bildirim vermek, gizli müşterinin işini kaliteli bir şekilde yaptığının ve programın genel olarak kaliteli olduğunun göstergesidir. ABD’de, Batı Avrupa pazarlarında hizmet sağlayıcı şirketler, bilgi sağlamak için son teslim tarihi konusunda rekabet ederler. Gizli Alışveriş programını uygulayan şirketin, sonuçları hızlı bir şekilde ve profesyonel yazılım aracılığıyla alması önemlidir. Aynı zamanda, uygun bir biçimde, (örn: anketi okumak ve temel analitiği anlamak) depolanmaları da gereklidir.
Önce dene, sonra güven
Birçok hizmet sağlayıcı şirket, her ankete bir dizi zorunlu artefaktları (ziyaret kanıtı: ses kaydı, fiş, fotoğraf) eklemenin bir standart olmamasının sıkıntısını çeker. Modern teknoloji koşullarında, bu tür artefaktlar küçük bir kasabada bile herhangi bir gizli müşteri tarafından uzun süredir toplanabiliyor. Tüm destekleyici belgeler, kontrolün önemli unsurlarıdır; çünkü insan faktörü söz konusudur ve hatalar olabilir. Bir hizmet sağlayıcı şirket seçerken, dikkatli olduğunuza emin olun. Bu tür artefaktlar sunmanın diğer bir avantajı, onları çalışanlara sunma ve programa olan güvenlerini artırma fırsatı sağlamasıdır.
Bir karede kontrol
Gizli Müşteri program kalitesinin önemli bir bileşeni, gizli müşteriler tarafından sağlanan bilgileri, uzmanların doğrulamasıdır. Süreç, doğrulama (düzeltme okuması) olarak adlandırılır. Onaylama yapılırken bazı anketler hatalı doldurulabilir. Deneyimlerimiz (dünyanın en büyük ajanslarından biri olarak), bu hata yüzdesinin 1’den 6-7’lere geldiğini göstermektedir. Bir veya iki kez doğrulama, ajansların çalışmalarında vazgeçilmez bir ilkedir. Müşteri, bu sürecin potansiyel şirkette bulunup bulunmadığına dikkat etmelidir. Bu, müşteri olan şirketi (personele kadar ulaşabilen ve programın güvenilirliğini zayıflatan) beklenmedik ve hoş olmayan sürprizlerden, hatta kusurlu anketlerden kurtarır.
Hizmet kalitesi: geliştirmek için atılacak adımlar
Gizli Alışveriş programının zorunlu standartlarını oluşturmak çok önemlidir. Tam da bu şartlar altında; program, düzenli takip için vazgeçilmez bir araç haline gelir. Eğer yukarıdaki bileşenler, tek bir Gizli Alışveriş programına katılırsa, müşteri şirket, iş standartlarının sitelerde ve şubelerde nasıl yerine getirildiğiyle alakalı kalitatif olarak düzenli bir geri bildirim alır.
Eğer bir şirket, düzenli olarak geri bildirim almak, hizmetini geliştirmek, tipik tüketicilerine dair yüksek kalitede bilgi almak istiyorsa; Gizli Alışveriş programını dikkatli bir şekilde uygulamalı ve iş ortağını özenle seçmelidir.
Eğer bu basit kurallara uyarsanız, Gizli Alışveriş, NPS ölçümü ve kalite çalışmaları gibi diğer enstrümanlarla birlikte hizmetinizi % 9 – 15 oranında geliştirebilirsiniz. Bunun somut sonuçları; müşteri sadakati, şikayet sayısında azalma, şirketteki işlem performansının artışı ve finansal sonuçlar üzerindeki etkisidir (fiş boyutunun uzaması ve düzenli müşteri haline gelme).
Kağan Soyubol, 4Service Group Türkiye Direktörü