VERİMLİ ÇALIŞMA ORTAMI sağlamak için akıllı ofislere yatırım yapmak gerekiyor. Akıllı ofislerin temel özelliği ise dijital ve mobil baskı sistemlerini hayata geçirmekten geçiyor.
Dijitalleşen ve akıllı hale gelen ofislerde hangi teknolojiler öne çıkıyor diye baktığımızda uzaktan ofise bağlanarak çalışma, mobil ofis, uzaktan ofis cihazlarını yönetme, yeni nesil kurumsal baskı ve
görüntüleme sistemleri, hepsi bir arada baskı sistemleri, dijital doküman ve arşivleme yönetimi, güvenli ve entegre baskı yönetimi, raporlama ve bütçeleme sistemleri gibi teknolojiler ve teknoloji çözümlerini sıralayabiliriz.
Dijital ofislerde en önemli fonksiyonların başında iş süreçlerinin dijital ortama taşınması, kağıt ve belgelerin elektronik hale getirilip dijital olarak depolanarak saklanması geliyor. Pek çok şirket fiziksel depolama alanlarını küçültmek için belgelerini dijitalleştirmek istiyor. Faks, fotokopi, yazıcı gibi pek çok baskı ve görüntüleme fonksiyonunu bir arada barındıran çokamaçlı baskı sistemleri, ofislerin dijitalleşmesini sağlayan çözümlerin başında geliyor.
Ofislerin dijitalleşmesinde yönetilen kurumsal baskı baskı sistemlerinin önemli bir yeri bulunuyor.
İŞ DÜNYASININ DİJİTAL GERÇEKLERİ
Bugünün iş dünyasında şirketlerin yaşadığı dijital dönüşüm, belli başlı şu başlıkları içinde barındırıyor:
Dijital veri büyüyor: Gerek sosyal medya ortamları gerekse şirketlerin dijitalleşen iş süreçleri göz önüne alındığında önüne geçilemez, her yıl katlanarak artan devasa bir dijital veri söz konusu. Dünya genelindeki dijital evrenin ise beş yılda 4,4 trilyon gigabayttan 44 trilyon gigabayta çıkması bekleniyor. Bu verilere ve dokümanlara ulaşmak, yönetmek ve gerektiğinde istenilen yerden baskı yapabilmek şirketler açısından önem kazandı.
Mobilite her yerde artıyor: Günümüzde sadece bilgi miktarı artmıyor, aynı zamanda bilgiye erişim hızı da artıyor. 2018’e kadar çalışanların yüzde 75’i evde, yolda, şirkette ya da müşteri tesislerinde mobil cihazlardan çalışacaklar. Giderek artan bu mobil iş gücü, “her zaman ve her yerde” doğru bilgiye güvenle erişmek gibi kritik bir ihtiyaç doğuruyor. Bulut hizmetlerine geçiliyor: Dijital veriler çığ gibi büyüdükçe şirketlerin sahip olduğu tüm uygulama, program ve verilerinin sanal bir sunucuda yani bulutta depolanması söz konusu. Böylelikle çalışanlar internete bağlı oldukları herhangi bir ortamda cihazları aracılığıyla bu bilgilere, verilere, programlara kolayca ulaşabiliyor hatta baskı bile alabiliyor.
Dijital güvenlik önem kazanıyor: Toplam veri hacminin hızla arttığı, çalışanların mobil cihazlar üzerinden iş yaptığı bir ortamda belgelerin güvenli bir şekilde yönetimi ve arşivlenmesi de önem kazanıyor. Dijital ve ağa bağlı sistemlerde dokümana kimlerin erişip kimlerin erişemeyeceğinin ve hangi kullanıcıların kimlerle ortak çalışabileceğinin belirlenmesi kritik bir nokta.
Ofisteki baskı sistemlerini yöneterek maliyet kontrolü sağlanabilir: Yapılan araştırmalar şirketlerin en önemli ancak yönetilemez maliyet kaleminin ofis cihazları kullanımı noktasında olduğunu gösteriyor. İhtiyacı olandan 10 kat daha fazla ofis cihazına sahip olan binlerce şirket bulunuyor. Şirketlerin çoğunda yüksek miktarda gereksiz çıktı alındığı aşikar; ayrıca doküman maliyetlerinin hesaplanması zor bir alan olduğunun da altını çizmek gerekiyor.
Yönetilen baskı hizmetleri ihtiyacını profesyonelce karşılamayan şirketlerin iş gücü, zaman ve maliyet kaybı oldukça yüksek. Yıllık toplam gelirlerinin yüzde 6 ila 10’u arasında değişen bir tutarı doküman yönetimine harcayan şirketler, dokümanların gizli maliyetlerinden habersiz ve ihtiyaçlarından 10 kat daha fazla ofis cihazı kullanıyor. Şirketler baskı, fotokopi, faks ve tarama yapmak için kullandığı ofis cihazlarını doğru yönetemediği gibi kullandıkları ofis cihazı sayısını yüzde 70, toplam maliyetlerini de yüzde 30’lara ulaşan oranda azaltabileceklerini bilmiyorlar.
Yönetilen baskı hizmetleri ile şirketler yüzde 99 daha fazla verim elde edebilirler. Bu uygulama şirketlere maliyetleri düşürmenin yanı sıra tutarlılık ve kontrol de sağlıyor.
Servis çağrılarında yüzde 51’e varan azalma, çevresel sürdürülebilirlikte ise yüzde 70’e varan iyileştirme sağlanıyor.
ÇOKFONKSİYONLU CİHAZLAR İLE KOLAY BASKI
Dijital ve akıllı ofislerin olmazsa olmaz unsurları arasında çokfonksiyonlu baskı sistemleri geliyor. Burada yazılım ve ileri teknoloji bir araya geliyor. Bu akıllı cihazlar yoğun çalışan şirketlerde belgelerin işlenmesi, yönetilmesi ve iş süreçlerini geliştirmek için gerekli fonksiyonları sunmakla birlikte, zaman ve alan tasarrufu sağlayan dijitalleşme süreçlerine geçiş süreçlerini destekliyor. Çokfonksiyonlu sistemler temel olarak kağıt tabanlı yazdırma ve sayfaların kopyalanmasından şirketlerin bilgileri tarayıp yakalamasına, entegre etmesine ve iletmesine olanak tanıyan bir dijital dönüştürme aracı işlevini görüyor. Şirketin uyumluluğu ve güvenliğini artırma gibi hedeflere yönelik uygun maliyetli ve zaman açısından verimli çözümler sunarken, mobilite ve maliyetlerin düşürülmesini sağlayan girişimleri destekleyerek büyüme açısından bir platform olarak işlev görüyorlar. Dijital ve akıllı ofislerin nasıl oluşturulabileceği ve yararları konusunda uzmanların görüşlerine yer verdik.
Yönetilen baskı hizmetleri ile dijital, akıllı ve uzaktan yönetilen ofisler
XEROX Türkiye Ofis Ürünleri Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk
Dijitalleşme her iş kolunda olduğu gibi her iş sürecinde de verimlilik ve maliyet avantajı sağlıyor. Ofislerdeki baskı sistemlerinin dijitalleşmesi ile dijital arşivleme, sınıflandırma, doküman içerik analizi gibi işlemleri yönetilen hizmetler kapsamında yönetebilmek mümkün. Bu noktada Erhan Aslantürk, Xerox’un sunduğu yaklaşım ve çözümleri şöyle değerlendirdi:
Dijitalleşme ofislerde nasıl bir değişim sağlıyor?
Dijitalleşmenin ofislere sağladığı en önemli kazanımlar zaman kaybını azaltma, iş süreçlerini otomatikleştirerek hızlandırma, çalışan verimliliğini artırma ve ofis maliyetlerini büyük ölçüde düşürmektir. Günümüzde hâlâ birçok şirket kağıt bazlı iş süreçlerinden dolayı zaman kaybı yaşıyor ve bu durum hem üretkenliği hem şirket kazançlarını olumsuz etkiliyor. Dijitalleşme radikal bir kavram olabilir ancak dijitalleşmeye giden yolda şirketler için Yönetilen Baskı Hizmetleri (MPS) gibi önemli maliyet avantajları sağlayacak doğru modellemeler kullanılırsa büyük teknoloji yatırımları yapmadan dijitalleşme sağlanabilir.
Uzaktan çalışma ve uzaktan ofis yönetimi nedir, neler sağlar?
Uzaktan çalışmayı çalışanlara zaman ve mekan esnekliği sunan, mobil bir iş yapma biçimi olarak nitelendirebiliriz. Teknolojinin gelişmesiyle uzaktan çalışma hem Türkiye’de hem dünyada giderek yaygınlaşıyor. Xerox olarak çalışanlarımızın ofis dışından çalışmalarını ve kendi cihazları ile sistemlerimize bağlanmalarını destekliyoruz. Xerox, çalışanların akıllı telefon ve tablet cihazlarına herhangi bir sürücü yazılımı yüklemeden veya kablolu bir bağlantı kurmadan, ofislerindeki ya da farklı lokasyonlardaki çokfonksiyonlu ofis makinelerine uzaktan erişme imkanı sunan ürünler üretiyor. Uzaktan çalışma ve ofis yönetimi ile çalışanlar; işyerlerinde olmadan, istedikleri yerden şirket dokümanlarına ulaşma, baskı emri gönderme, buluta doküman tarama ya da buluttan doküman çağırma gibi mobil çalışmayı destekleyen işlemleri kolayca yapabilirler.
Kurumsal baskı sistemleri, baskı yönetim merkezi, entegre baskı yönetimi, hepsi bir arada baskı sistemlerinin dijital ofisler açısından önemi nedir?
Günümüzde akıllı baskı sistemleri dijital ofislerin vazgeçilmez bir parçası haline geldi. Birçok kişi ve kuruluşun daha çok aşina olduğu ofis iş süreçlerinin, doküman iş akışlarının yönetilmesini sağlayan Xerox, ofis cihazları ve dijital baskı sistemleri ile kişi ve kuruluşlara hizmet veriyor. Çok fonksiyonlu ofis cihazlarımızda kullandığımız Xerox Connectkey yazılım platformu ile kullanıcılar yer ve zaman farketmeksizin işlerini bulut tabanlı sistemler üzerinden halledebiliyor. Xerox Connectkey platformu aynı zamanda kullanıcılara iş süreçlerini en kolay şekilde mobil cihazları üzerinden takip edebilecekleri bir teknoloji sunuyor. Xerox Connectkey sayesinde dokümanlar dijital ortamda düzenlenebiliyor, bulut teknolojileri kullanarak paylaşılabiliyor ve taranabiliyor. Böylece dokümanların kağıt olarak basılması önleniyor ve tasarruf yapılıyor.
Ayrıca “Yönetilen Baskı Hizmetleri” adı altında her ölçekten şirketin, ofislerinde kullandıkları marka bağımsız tüm ofis cihazlarını yönetiyoruz. Doküman iş akışının dijital olarak kişiden kişiye, kurumdan kuruma yönlendirilmesini sağlamaya çalışıyoruz. Dijital arşivleme, sınıflandırma, doküman içerik analizi gibi hizmetlerimiz ile de kurumsal büyük veriyi oluşturan bilgi ve dokümanların dijital ortamda işlenebilir ve analiz edilebilir hale gelmesine çalışıyoruz. Bulut ve mobil çalışma platformlarını destekleyen son teknoloji ofis cihazlarımızla işletmelerin yüzde 30’a varan oranlarda maliyet tasarrufları yapmasını sağlıyoruz.
Dijital baskı yönetimi, doküman ve bilgi yönetimi sistemleri için nasıl kolaylıklar sağlıyor?
Bugün her iş kolu dijital teknolojilere entegre oluyor. Dijital baskı da iş akışlarını, doküman ve bilgi yönetimini büyük ölçüde hızlandırıp kolaylaştırdığı için hem bireysel kullanıcılar hem kurumlar tarafından rağbet görüyor. Dijital baskı sayesinde kağıt kullanımı ve ofis maliyetleri azalıyor, çalışan verimliliği artıyor ve iş süreçleri kolaylaşıyor. Ancak kendileri için verimli ve doğru ofis ekipmanları seçmeyen ofislerde karmaşık iş süreçleri oluşuyor ve verimlilik büyük ölçüde düşüyor.
Ağa ve cihazlara bağlanma sorunları, düşük baskı hızları, görüntü kalitesi, karmaşık kurulum işlemleri, cihaz arızaları ofislerin verimli çalışmasını engelleyen sorunlar olarak öne çıkıyor. Her ölçekten şirkete sunduğumuz Yönetilen Baskı Hizmetleri ise bu sorunların yaşanmasının önüne geçiyor.
UZMAN GÖRÜŞÜ
Ofislerin dijital dönüşümüne katkıda bulunuyoruz
KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil
Günümüzde küresel rekabet şirketleri verimli, yenilikçi ve yaratıcı olmaya zorluyor. Bu durumda başarılı olmanın yolu da çalışanların motivasyonunu, çevikliğini ve iletişimini en üst düzeye çıkartıp devamlı kılacak akıllı ofis’lerden geçiyor. Akıllı ofis kavramının üç temel bileşenini mekan, teknoloji ve şirket kültürü olarak sıralayabiliriz.
KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil, yönetilen baskı hizmetleri ile ofislerin dijital ve akıllı hale gelmesini sağladıklarını belirtiyor ve görüşlerini şöyle paylaşıyor:
“Şirketler sürdürülebilir bir başarı için değişen tüketici ve müşteri davranışları, hızla ilerleyen teknoloji ile birlikte iş modellerini, ürün ve hizmetlerini, müşterilerine yaşattıkları deneyimi ve iş yapış şekillerini sorgulamak, gerekli değişimleri yapmak zorunda. Dijital teknoloji bilgiye, ürünlere ve hizmetlere pek çok kanal aracılığıyla daha önce hayal edemediğimiz ölçüde ve hızda erişebiliyor. Bu teknolojilere yatırım yaparak dijital dönüşümün gerçekleştirildiği dijital ofislere sahip şirketler daha önceleri toplanması ve işlenmesi mümkün olmayan pek çok veriyi, artık analitik araçlar ile işleyip, iş yapış şekillerine ve müşterilere dair toplanan büyük veriyi anlamlandırarak hem kendi operasyonlarını hem de pazarı daha iyi anlayıp gerekli değişiklikleri zamanında yaparak rakiplerine karşı avantaj sağlıyor. Akıllı bir ofis, konvansiyonel bir ofiste harcanan kullanım alanına yüzde 20’lere varan bir oranda daha az ihtiyaç duyulmasını sağlayabiliyor.
DOKÜMANTASYON MALİYETLERİNDE YÜZDE 30’A VARAN İYİLEŞTİRME
KYOCERA Document Solutions’ın Almanya’da Fraunhofer Enstitüsü ile birlikte çeşitli büyüklükteki şirketlerin toplam 700 uzman ve müdürü ile gerçekleştirdiği araştırmaya göre, dokümanların kolay iletilmesi, bilgiyi daha hızlı paylaşma, herhangi bir zamanda herhangi bir yerden çalışma konularında dijitalleşmenin kolaylık sağladığı konusunda çoğu kişi hemfikir. Çalışanların yüzde 70’i dokümanları ve bilgileri dijital ortama aktarmakta, yüzde 10’u hiç kağıt kullanmadan tamamen dijital ortamda çalışmakta.
KYOCERA Document Solutions olarak portföyümüzde bulunan akıllı çok fonksiyonlu fotokopi makineleri, yazıcılar ve bu ekipmanlara entegre ettiğimiz yazılım çözümleriyle ofislerin dijital dönüşümüne katkıda bulunuyoruz. Ofislerdeki doküman iş akışları ve yönetimi süreçlerini mobilite, güvenlik, çevrecilik, verimlilik ve maliyet temelinde analiz edip çözüm önerileri sunuyoruz. Basılı dokümanların dijitalleştirilerek arşivlenmesi, elektronik ortamdaki dokümanlara hızla erişilip işlenmesi, iş akışlarına entegre edilmesi ve kurumsal içerik yönetimi çözümlerimizle doküman iş akışlarında iyileştirmeler yaparak şirketlere değer katıyoruz. Bulut ve mobil baskı çözümlerimizle uzaktan ya da mobil çalışanların baskı ihtiyaçlarını karşılayıp baskı takip çözümleri ile güvenlik ve maliyetlerin kontrol altında tutulmasını sağlıyoruz. Akıllı donanım ürünlerimizin desteklediği HyPAS platformu sayesinde ofislerin özel ihtiyaçları için uygulamalar geliştirip kullanıma sunuyoruz. Yönetilen Doküman Hizmetleri adını verdiğimiz bu kavram kapsamında ofislerin dokümantasyon maliyetlerinde yüzde 30’a varan oranlarda iyileştirme sağlıyoruz.’’
